3 étapes pour réduire son stress au bureau

Avec la situation économique actuelle les équipes se réduisent dans les entreprises: finis les stagiaires ou les recrutements qui viennent vous soulager lors de gros projets ou en période de forte activité. Finies les perspectives d’ouvertures de postes pour gérer une nouvelle activité ou un nouveau produit.

Ce sont au contraire des départs qu’il faut anticiper, avec un charge de travail qui augmente, que cela soit collectivement ou personnellement.

De plus pression du chiffre se fait de plus en plus importante, même sur les populations non directement impliqués dans le processus de vente, avec des politiques d’économies où il faut faire autant (voire mieux) avec moins de ressources.

Dans ce contexte, la pression monte dans les entreprises avec une augmentation du stress, et on entend de plus en plus les phrases du genre :
- “J’aimerais bien t’aider, mais je suis débordé !”
- “Là j’ai vraiment pas le temps de m’en occuper, je vais essayer de la faire la semaine prochaine”
- “Est-ce que c’est vraiment urgent, car j’ai déjà un max de travail en retard…”
- “Ce n’est pas mon boulot, ce n’est pas à moi de le faire… demande à X … normalement c’est son travail”
- …

Pour appréhender ces changements, il faut apprendre à gérer son stress et à organiser plus efficacement son activité.

Pour gérer efficacement son activité il existe de nombreuses méthodes et outils pour mieux s’organiser :
- Faire des listes de priorités.
- Automatiser ses tâches (avec un logiciel, une grille d’analyse…).
- Se concentrer sur les tâches qui apportent immédiatement un résultat visible.
- Eviter de s’éparpiller et mettre son téléphone sur répondeur.
- Fermer sa boite Outlook et l’ouvrir que tous les X heures.
- Utiliser la Mobilité pour ne pas perdre du temps (agenda sur PDA, PC portable…).
- Réduire le temps passé en réunion (êtes-vous vraiment indispensable pour toutes les réunions ?)
- Eviter ses “tics” qui font perdre du temps (ex: regarder son flux RSS entre deux tâches, vérifier les statistiques de son site, modérer des commentaires en live…)
- …

Mais ce n’est souvent pas suffisant pour affronter une charge de travail trop importante.

C’est pourquoi dans cet article nous allons vous donner quelques pistes pour apprendre tailler dans la masse des tâches qui vous sont confiées et continuer à faire du mieux possible votre travail, sans y passer vos soirées et vos weekends, ni y laisser votre santé !

Etape 1 : Faire une liste des tâches à faire et à ne PAS faire

Le premier réflexe pour gagner du temps c’est de faire une liste des tâches à faire (une To Do List)… mais dans le cas d’une activité trop importante il faut également faire une liste des tâches à ne PAS faire (une Not Do To List, vos “mauvaise habitudes” ou ce que vous ne devriez pas faire).

Le principe est simple : 80% des résultats sont réalisés par 20% de votre travail, et 80% de votre travail ne fait 20% de résultat…

Il faut donc commencer par lister ce que vous devez faire absolument et les activités qui réalisent 80% de votre mission.

Par exemple vendre en magasin, prendre les commandes au téléphone, faire le réapprovisionnement du magasin…

Ensuite faire une liste des tâches que vous faites mais qui grignotent vos performances :
- Soit qui ne vous incombent pas, mais que vous avez récupéré par “gentillesse” (ex: passer le balai dans le magasin à midi, dépanner la photocopieuse du service, aider votre collègue qui a un problème avec son PC…).
- Soit qui vous prennent du temps, mais qui n’ont pas d’effet majeur sur votre travail (ex: aller dire bonjour à vos collègues du 4ième, arroser les plantes du bureau, faire un rapport de 10 pages sur votre activité, faire systématiquement les comptes rendus de réunion…).
- Soit qui vous prennent du temps, mais qui ont un impact sur votre qualité de travail et les relations avec vos collègues (ex: prendre un café avec les collègues à 10h…).

A partir de cette liste des tâches vous devriez être capable d’identifier les tâches que vous faites actuellement et qui vous prennent du temps, alors qu’elles ne sont pas indispensables et qu’elles requièrent beaucoup de votre temps de travail.

Parmi cette liste, vous devriez également mettre à jour des tâches très consommatrices de temps, mais qui apportent des résultats faibles (ex: le rapport mensuel, une étude de marché, un dossier de lancement de produits…).
Pour réduire le temps consacré à ces activités il est par exemple possible de se fixer des limites pour les réaliser : par exemple 2 heures pour faire un travail, ou X jours avant la date limite de remise…

Généralement, il est possible de mettre à jour une plage d’au moins 30 minutes à 2h par jours qui peut être réaffecté pour votre travail prioritaire. Il faut réaffecter progressivement votre temps afin de ne pas faire un changement trop brusque qui serait mal compris ou qui pourrait avoir des conséquences sur votre travail à moyen terme.

De même il faut expliquer clairement à vos collègues et managers pourquoi vous faites cette réorganisation, afin de leur expliquer que vous devez vous concentrer sur des tâches plus importantes.

Néanmoins vous ne devez pas oublier que vous devez quand même vous faire plaisir de temps en temps, car si vous vous mettez trop de pression vous perdrez rapidement votre motivation, votre plaisir à travailler, l’ambiance au bureau se dégradera… C’est en prenant du plaisir à travailler que l’on est plus efficace, pas en étant contraint et forcé.

Votre “Not to do list” ne doit pas être votre leitmotiv mais cela doit être une “prise de conscience” pour réagir à une charge de travail trop importante (elle doit donc être réactualisée régulièrement).

Etape 2 : Optimisez votre planning et travaillez intelligemment !

Dans votre nouveau planning, laissez toujours du temps disponible pour gérer les imprévus et les urgences. En effet si vous avez trop optimisé votre planning, vous reverrez apparaître du stress en cas d’imprévus…

L’idéal est de programmer dans votre agenda des créneaux horaires de réunions avec vous-même pour avancer sur les dossiers stratégiques ou pour rattraper le temps perdu par les imprévus.

Il est souvent possible de faire de la “récupération” pour les tâches répétitives ou similaires : reprendre des slides de Powerpoint d’une ancienne réunion, penser à deux utilisations du support pour ne pas avoir tout à refaire, faire un gros travail qui durera longtemps plutôt que de faire du “provisoire” qui sera à actualiser dans quelques semaines, demander à ses collègues s’ils n’ont pas déjà avancé sur un dossier ou s’ils n’ont pas une archive avec ce type de travail, à rechercher des données sur Internet…

Il faut aussi savoir se remettre en question, que cela soit sur sa manière de travailler mais aussi sur ses outils.

Sur la manière de travailler, il faut parfois changer les procédures, les formulaires à remplir… pour prendre en compte l’évolution de l’activité ou de l’environnement économique.
Parfois en réduisant de 20% une tâche ou un processus, on ne réduit que de 2% la qualité des produits ou du service (ex: ne plus ouvrir la hot line le midi, ne plus répondre en 2h mais en 4h…), ce qui peut être toléré par le client.

Lors de la phase de réflexion sur la “To Do” et “Not To Do”, il est indispensable de réfléchir à l’utilité de ces activités, pour soit les automatiser, soit les modifier, soit tout simplement les supprimer.

Enfin, vous devez mettre fin à la culture de l’immédiateté : il n’est pas nécessaire de répondre dans la minute ou dans l’heure… L’email, le Chat et le téléphone portable ont formatés les salariés dans une culture de l’information continue, or c’est contraire à la productivité et à l’efficacité.

Etape 3 : Vous avez le droit de dire NON !

Si vous êtes travailleur, que vous aimez la qualité, que vous êtes tout simplement serviable… vos collègues ont tendance à vous demander de plus en plus de choses qui sont en dehors de votre travail ou non prioritaire…

Or vous avez le droit de refuser et de dire NON car vous avez d’autre chose à faire plus importantes…

Attention, il faut en revanche bien expliquer pourquoi vous ne pouvez pas le faire tout de suite, ou pas du tout. Et c’est là que votre liste de “To Do” et “Not To Do” va vous aider car elle vous permet de montrer à vos collègues votre charge de travail, et ce que vous devez réaliser avant de pouvoir les aider.

Etape 4 : Ne cherchez pas à tout faire vous-même !

Lorsque l’on fait tout soit même on est sûr de la qualité du résultat… alors que lorsque c’est fait par un collègue ou un prestataire c’est rarement parfait…

Mais est-ce que la petite différence qualitative que vous allez perdre, ne sera pas compensée par le gain de temps que vous allez obtenir en délégant à un stagiaire, à une agence, à un collègue… Si votre brief et les instructions initiales sont correctement effectuées vous devriez au final gagner du temps.

Vous devez donc apprendre à déléguer efficacement et à ne pas vouloir tout centraliser et valider. Vous devez estimer quel est l’impact de cette activité sur votre business, et si elle mérite votre attention. En alternative vous pouvez décider de ne valider que X éléments essentiels, et les préciser noir sur blanc dans le brief initial afin de vous assurer qu’ils seront validés obligatoirement.

source: conseil marketing.fr

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